09 Nov GED collaborative : éditez vos documents en ligne
L’émergence de l’épidémie de Covid-19 et ses conséquences sur les organisations n’ont fait que mettre en évidence les atouts du télétravail, et donc des solutions collaboratives pour les entreprises comme pour les collectivités. Ces outils d’un genre nouveau ne cessent d’évoluer, afin de mieux tenir compte des besoins exprimés par les entreprises en matière de communication et de partage de l’information. De même les TPE, PME, exposées à des difficultés en matière de transition numérique, adoptent progressivement ces nouvelles méthodes de travail.
Aujourd’hui, la notion de Gestion électronique de documents collaboratifs est plus que jamais d’actualité, car elle permet d’assurer la continuité des activités entre les équipes. Loin de se cantonner à des questions d’archivage et de sécurisation des documents, la GED collaborative représente une alternative efficace au traitement des documents papier, en permettant la gestion et la validation efficace des documents à distance.
Mise en place de processus de circulation et de validation des documents, annotations et commentaires, création d’alertes, dématérialisation des bulletins de salaire, envoie et signature électronique de factures et contrats commerciaux ou de travail… Zeendoc, en plus d’être une solution de stockage, de partage et de sécurisation des documents, et également pensé pour être une GED collaborative.
Versioning et GED collaborative : comment ça marche ?
Sur le plan informatique au sens large, le « versioning » consiste à travailler sur le code source d’un projet, tout en conservant l’ensemble des versions précédentes. Cette logique est reproduite à l’identique dans le cas d’une Gestion électronique et collaborative des documents propre à l’environnement Zeendoc. La « version » devient alors une copie d’un fichier permettant de maintenir son état à un instant donné, et de le retrouver par la suite. Les « modifications » deviennent alors l’ensemble des ajouts ou des suppressions effectuées sur le fichier numérique. Ainsi donc, après chaque modification, le système de versioning se charge de stocker deux versions : la version précédente V-1 et la version V actuelle du fichier. Le versioning évite donc l’écrasement de la version précédente (dans Zeendoc, il est possible de supprimer la version V-1).
Les entreprises ont la possibilité de se constituer une bibliothèque de document « type » à partir de leurs documents existants (contrat, facture, bon de commande, devis, etc.) et de les enregistrer dans Zeendoc. La solution de GED Zeendoc permet l’optimisation du travail collaboratif et l’amélioration de la productivité.
Éditez ses documents en ligne avec une GED
La fonctionnalité centrale de la GED collaborative est l’édition en ligne, depuis une seule et unique interface : ainsi donc, les collaborateurs d’une même entreprise peuvent très facilement créer, partager et modifier le contenu d’un document. La condition est de pouvoir disposer d’une autorisation utilisateur, qui donne dès lors la possibilité d’afficher la dernière version enregistrée, et de visualiser les modifications apportées par d’autres collaborateurs d’autre part.
L’intérêt de ce mode opératoire est qu’il est totalement respectueux du document d’origine. Celui-ci fait l’objet d’un stockage numérique, et ne peut faire l’objet d’aucune modification (ceci essentiellement pour des raisons d’intégrité en termes d’archivage et de gestion de preuve). Les collaborateurs travaillent donc sur une copie.
Comme vous pouvez le voir dans la vidéo ci-dessus, l’édition en ligne dans Zeendoc peut, par exemple, améliorer votre gestion des contrats de travail. Mais ce n’est pas tout, cette nouveauté peut être utilisée dans différents cas d’usage, comme :
- La gestion de vos contrats,
- la gestion des procédures,
- les ordres de fabrication,
- les comptes rendu de réunion,
- les délibérations du conseil municipal,
- les demandes d’achat et/ou d’investissements.
Nous le voyons ici : la gestion collaborative des documents numériques est une réelle chance pour toutes les entreprises, à la recherche de solutions innovantes pour stimuler la croissance de leur activité. Cette nouvelle manière de travailler à distance en mode collaboratif permet à chaque collaborateur de se sentir réellement impliqué, qu’il soit dans les murs de l’entreprise ou à distance.
La GED Zeendoc inclue toutes les avancées digitales en matière d’édition, offrant la possibilité de manipuler des documents au format varié (notamment les formats issus de la suite Office 365). De fait, la GED collaborative Zeendoc permet de centraliser l’ensemble des processus d’édition au travers d’un seul et même environnement logiciel. Ce qui évite toute dispersion, comme cela était encore le cas avec la GED traditionnelle.